Il multitasking ci porta a essere poco produttivi
Le persone che si destreggiano in contemporanea tra cinquemila progetti diversi spesso si sentono come Superman… La realtà, però, è un’altra: in generale le persone multitasking sono meno produttive di chi affronta ed esegue un solo compito alla volta. Come se non bastasse, coloro che si vantano di essere dei maghi del multitasking, quasi sempre sopravvalutano le proprie capacità e alla prova dei fatti risultano meno efficienti degli altri. È la conclusione cui sono giunti i ricercatori dell’Università dello Utah.
“Se non hai un’idea chiara di quali sono gli obiettivi da raggiungere, tenderai a dare troppa importanza a dettagli che in realtà sono irrilevanti” sostiene uno degli autori che ha firmato lo studio, il professore di psicologia sociale David Sanbonmatsu.
Ti ritrovi in questa descrizione e vuoi superare il problema? Devi cambiare modo di pensare. Da ora in avanti il tuo nuovo motto dovrà essere… “dividi e conquista”! Ecco qualche trucco utile per domare l’infinita lista di cose da fare.
Azzera le distrazioni
Se il telefono bippa in continuazione, ogni 5 minuti le nuove mail fanno capolino dall’angolo dello schermo e un ding insistente ti ricorda che qualcuno vuole chattare con te, è normale che la tua concentrazione sia labile e che per fare un lavoro di mezz’ora ci impieghi il doppio! Tra l’altro, è stato dimostrato che ogni distrazione della durata di tre secondi, può costarti un errore. Regola quindi i settaggi di posta in modo da ricevere solo le notifiche delle mail davvero importanti, come quelle del tuo capo. Tutto il resto può essere rimandato alla pausa pranzo.
Fissa le scadenze
Anche se il tuo superiore ti affida cinque compiti tutti in una volta, non è detto che abbia bisogno che tu li concluda nello stesso giorno. Quando devi eseguire tanti lavori diversi, non dovresti nemmeno procedere a caso oppure in base all’umore del momento. Purtroppo, invece, si tende a sbrigare per prime le cose che si preferiscono, indipendentemente dalle scadenze. Ogni volta che ti viene assegnato un lavoro, chiedi subito qual è la data di consegna e riorganizza le tue priorità di conseguenza.
Ottimizza le tue energie
Nessuno meglio di te sa in quale momento della giornata sei più efficiente. Per alcuni potrebbe essere il mattino appena svegli, per altri la metà del pomeriggio. Evita di dedicarti ai compiti più gravosi o ai problemi più complessi quando le tue energie sono al minimo e programmali quando invece la tua mente è più sveglia e pronta. E le volte in cui proprio non hai voglia di lavorare, dedicati alle mansioni ripetitive e noiose che puoi portare a termine brillantemente anche con il cervello semi-spento!
Tieni una lista aperta di cose da fare
Alla fine di ogni giornata lavorativa, ritagliati cinque minuti per programmare cosa dovrai fare il giorno dopo. Per ogni compito, specifica in quante parti lo puoi dividere e quanto tempo prevedi di impiegare per ciascuna. Quindi elenca i lavori in ordine di priorità e… cerca di rispettarle. Esistono numerose applicazioni sincronizzabili sia sul computer sia sullo smartphone che possono aiutarti a tenere memoria di tutto ciò che devi fare anche quando sei fuori ufficio.
Rimanda ciò che non è indispensabile
Una delle ragioni per cui molte persone non riescono a concludere un compito nei tempi stabiliti è che nel bel mezzo del lavoro vengono interrotti da un’altra richiesta in apparenza altrettanto importante. Il modo migliore per tenere a bada queste distrazioni consiste nel limitarsi a prendere nota della nuova richiesta, riprendere il lavoro interrotto, portarlo a termine e solo a quel punto considerare la nuova richiesta e riorganizzare la scala di priorità di conseguenza.
