E-mail fuori orario
In ogni ufficio vigono delle regole non scritte riguardanti l’etichetta da rispettare quando si scrivono le e-mail. Lo stile che scegli di tenere quando comunichi in forma scritta ai tuoi superiori può influenzare l’immagine che hanno di te e la possibilità o meno di fare carriera. Ecco sei errori che non dovresti mai commettere.
- Le e-mail fuori orario
Il tuo tempo libero dovrebbe essere tuo anche alla prova dei fatti. Non mandare mai delle mail in un orario o in un contesto in cui, da contratto o da accordi, dovresti essere in ferie. Lo suggerisce Adam Rich, cofondatore di Thrillist Media Group. “Rispondere al volo a una mail per togliersi il pensiero può sembrarti una buona idea sul momento, ma rischia di generare delle aspettative di cui in futuro potresti pentirti”.
Non controllare mai la posta durante l’happy hour e men che meno quando sei in vacanza. In genere i capi si aspettano questo tipo di disponibilità solo quando i dipendenti creano dei precedenti, mentre tendono a rispettare di più le persone che dimostrano di avere un sano equilibrio tra vita personale e professionale. L’esperto di LinkedIn Nicole Williams ricorda: “Se inizi a rispondere alle e-mail di lavoro dalla spiaggia è come se dicessi al tuo capo che con la testa sei in ufficio anche se con il corpo sei a mille miglia di distanza!”.
FINE BLOCCO 1“Questa non potete perdervela!”
Non fare l’errore di credere che includere il tuo capo in una mail multidestinatario che non ha niente a che vedere con il tuo lavoro sia un gesto simpatico e d’amicizia.
Intanto gli intasi la casella con della posta di dubbia utilità, poi gli stai dimostrando che in orario di ufficio ti occupi di altro… Giusto per capirci, evita di condividere le tue passioni calcistiche, l’ultimo calendario dell’ex velina e qualunque video idiota con protagonisti gatti psicopatici, bambini che si ribaltano e donne incapaci di parcheggiare.
L’email-saga
Anche se talvolta non si direbbe, il tuo capo ha un sacco da fare. Non ha voglia di perdere tempo per leggere le tue chilometriche dissertazioni che riassumono settimane di progetti e riunioni. Certe informazioni sono più efficaci se vengono comunicate con una telefonata o un incontro faccia a faccia.
Gli esperti suggeriscono di specificare in modo chiaro nell’oggetto qual è il contenuto della mail e quindi compilarla in tre frasi al massimo. Se quello che devi dire non può essere condensato in tre frasi, allora l’email non è lo strumento adatto per comunicare quell’informazione.
L’e-mail di metà riunione
Può capitare che la discussione alla quale stai partecipando ti accenda l’idea più geniale che tu abbia mai avuto, ma inviare e-mail durante una riunione o una conference call è uno dei gesti più maleducati che si possano fare. Vale sia se a parlare in quel momento è il tuo superiore sia un collega. La distrazione è considerata una mancanza di rispetto. È come se dicessi che il tuo messaggio è più importante di quello che state discutendo, il che non è esattamente un comportamento professionale.
La replica istantanea
Solo perché il tuo capo ti ha mandato un appunto, non vuol dire che tu debba per forza rispondere all’istante. Se non c’è una reale urgenza, aspetta un po’ prima di scrivere, magari dopo aver finito il lavoro che stai svolgendo. Riuscirai a essere più produttivo, perché ogni interruzione rallenta il ritmo e rischia di farti commettere degli errori, e avrai tutto il tempo per elaborare una risposta più meditata e precisa. Non c’è niente di peggio di replicare al volo a una mail e poi doverne inviare un’altra di rettifica perché la fretta è stata cattiva consigliera.
Le lamentele
“Verba volant, scripta manent” dicevano gli antichi. Mai scrivere frasi come “Non ce la faccio più!”, “la situazione è insostenibile”, “se va avanti così, mollo tutto”. Un conto è pronunciarle alla macchinetta del caffè (e anche in questo caso dovresti usare una certa cautela…), un altro è metterlo nero su bianco in una mail dove frasi come queste, che sono chiaramente delle esagerazioni, possono assumere un significato ben più grave. Il tuo capo potrebbe vederti come un dipendente problematico e dal carattere debole, sul quale non si può fare affidamento. Se tuttavia ritieni ci sia davvero qualcosa per cui vale la pena lamentarsi con il tuo superiore, usa sempre dei toni pacati e proponi almeno tre soluzioni per ogni questione che sollevi.
