Riunioni alla massima potenza
Una recente ricerca ha rilevato che le riunioni aziendali sono spesso una vera perdita di tempo, seconda solo alla pausa caffè di metà pomeriggio tra colleghe di vecchia data con figli nella stessa scuola e con gli stessi problemi. Se in 5 persone vi riunite per un’ora avete gettato al vento 5 ore di lavoro potenzialmente produttive per l’azienda.
Prima di convocarne una, quindi, pensaci bene. Se servirebbe solo per aggiornare il team su una serie d’informazioni, rinuncia alla riunione e invia piuttosto una mail, quindi lascia che ciascun collaboratore aggiorni la propria tabella di marcia.
Se, valutata la situazione, ritieni che l’incontro sia indispensabile:
- Fissa i 4/5 obiettivi che vuoi raggiungere.
- Convoca solo le persone che devono necessariamente esserci.
- Invia con anticipo dell’eventuale materiale informativo a tutti i partecipanti. Consentirai loro di arrivare già aggiornati sulla situazione.
- Prima di iniziare, assicurati comunque che tutti siano sul pezzo. Se così non fosse, riprogramma una nuova riunione e chiedi a tutti di mettere insieme le idee per evitare ulteriori perdite di tempo.
- Se ti avvali di una presentazione in Power Point, limitati alle slide davvero significative. Eviterai sguardi vitrei e teste ciondolanti. Le informazioni accessorie o i dati secondari possono essere recapitati in un secondo momento agli interessati via mail.
- Durante la riunione, non perdere mai di vista gli obiettivi che ti sei prefissato e agisci da moderatore, in modo che la discussione non degeneri e si allontani dagli obiettivi.
- Prima di congedare i presenti, assegna i compiti e riepiloga le scadenze. Assicurati che tutti abbiano capito cosa devono fare una volta usciti dalla sala.
- Prenditi un quarto d’ora dopo la fine dell’incontro per analizzare com’è andata e per sondare come i partecipanti pensano di migliorare ulteriormente la loro produttività.
